❶ あいさつ

(1)あいさつであなたの印象は良くなる

あいさつは職場のビジネスマナーの基本です。朝、あなたが上司と無言ですれ違ったとすれば、上 司はあなたを、失礼だと思うでしょう。逆に、元気な声で「おはようございます」とあいさつしたとし たら、あなたの好感度はアップすることになります。あいさつは、簡単なことですが、毎日のことですので、その積み重ねの効果は極めて大きいものです。特に、初めての職場では、新人から率先して あいさつすることが重要です。あいさつで印象を良くすることは、スムーズに仕事を進めるためにも必要なことです。

(2)あいさつのポイント

あいさつのポイントは、こちらから率先して、相手の目を見て、明るく元気な声で行うことです。上司や同僚だけでなく、外部の方も含めて誰にでも行いましょう。
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❷ 身だしなみ

(1)清潔で仕事がしやすいこと

髪型や身に付ける服装は、清潔でさっぱりとしており、仕事がし易いことが大切ですが、派遣先の職場にふさわしい身だしなみにも気を付けることも必要です。
派遣先に制服があれば制服を身に付けますが、ドレスコードが決められている場合は、それに従いましょう。女性の場合、メイクや身に付けるアクセサリーもあまり華美なものでなく、職場にふさわ しいものを選ぶ必要があります。
男性の事務職であれば、スーツにネクタイが原則ですが、クールビズなどの季節による基準が定め られている場合がありますので、派遣先の決まりに従った服装にしましょう。

(2)安全な服装を

製造現場の仕事であれば、清潔で安全であることが優先されます。それぞれの職場にふさわしい服装を心がけましょう。

❸ 姿勢とおじぎ

(1)正しい姿勢

A9Rc0dwyi_1othib1_3dw 正しい姿勢ができることは、正しい立ち居振る舞いにつながり、外からの見 栄えが良くなります。立ち姿は、顎を引いて胸を張り、お腹を引っ込めます。
椅子に座る場合は、背中と背もたれとの間にこぶし1個くらいの空間を空け、胸を張り、背筋を伸ばします。膝が90度に曲がるように足を揃えます。

(2)おじぎの仕方

おじぎは、正しい立ち位置から、相手の目を見て腰を折ります。頭だけ下がらないよう注意しましょう。
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❹ 敬語・ことばづかい

(1)敬語の種類

敬語には、尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類があります。相手や場所によって正しく使い分けましょう。
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(2)丁寧なことばづかいを

ビジネスの場面においては、正しい敬語であっても適切でない場合があります。例えば、名前を名 乗らないお客様に対して、「どちら様でしょうか」と聞くことは、文法的には間違いではありません が、適切ではありません。「失礼ですが、お名前をお伺いできますか」などと表現することが大切です。「すみません」も日常よく使うことばですが、ビジネスの場面に応じて、「申し訳ございません」 や「ありがとうございます」に置き換えましょう。同様に、「分かりました」は「かしこまりました」に、「話しておきます」は「申し伝えます」に、「ちょっと待ってください」は「少々おまちください」に、「ど うですか」は「いかがでしょうか」などに置き換えて表現しましょう。
好感のもてる丁寧なことばづかい
  • ●クッション言葉を入れる
  • 例: 「申し訳ございませんが」、「恐れ入りますが」、「失礼ですが」、「もし、よろしければ」、 「お手数ですが」など
  • ●丁寧なことばに置き換える
  • 例: 「いらっしゃいませ」、「ありがとうございました」、「かしこまりました」、「申し伝えます」、「少々お待ちください」、「いかがでしょうか」、「失礼いたします」など

❺ 電話応対のマナー・来客応対のマナー

お客様は、あなたの応対で会社を評価します。常に職場を代表するという意識をもって応対しましょう。

(1)電話にでる

電話での応対では、お待たせしないことが基本です。着信音を3回以上鳴らしてしまったら、「大変 お待たせしました。」と最初にお詫びしましょう。明るくはっきりした声で、なおかつ正確、簡潔に応対することが必要です。
電話に出る際には、必ずメモを用意し、内容を書き留めます。相手の会社名・名前を復唱し、聞き取れなかったことや、聞き漏らしたことは、丁寧に再確認します。特に、日にちや時間などは間違えない よう復唱することが必要です。
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(2)電話をかける

電話をかける場合は、事前の準備として、話す内容、会社名、役職名、氏名を確認します。相手が出 たら、社名、所属、氏名を名乗り、「いつもお世話になっております」とあいさつをし、「恐れ入りますが、○○課の△△様をお願いいたします」と先方を呼び出しましょう。先方に用件を話す前に「今お時間は大丈夫でしょうか」など相手の都合を伺います。そして、用件は的確に簡潔に話します。ポイ ントになることは丁寧に確認しましょう。最後に「ありがとうございました」、「失礼いたします」な どあいさつをして、相手が電話を切るのを確認してから静かに受話器を置きます。

(3)来客の案内

A9R13lxibu_1othib9_3dw お客様が来たらすぐ立ち上がり、「いらっしゃいませ」 とおじぎをします。相手の会社名、肩書き、名前を聞き、 用件を確認します。予約がある場合は、「少々お待ちく ださい」と告げて、担当部署に取り次ぎます。予約がない場合は、用件を確認し、担当部署に対応を確認します。
お客様を応接室などに案内する場合は、お客様の2~3 歩前を歩きます。エレベーターには自分が先に乗り、ボタンを押してお客様に乗っていただきますが、降りると きは、お客様に降りていただき、後から降りて案内しま す。部屋のドアは必ずノックし、手が交差しないように ドアを開け、お客様を先に室内に案内します。「奥の席 をどうぞ」と上席を勧め、お客様が着席するのを確認してから「少々お待ちください」とおじぎをして、退室します。

(4)見送り

お客様を見送る場合は、応接室の前ではなく、エレベーターの前まで見送るようにします。エレ ベーターのドアが閉まるまで、おじぎをして見送るようにしましょう。
玄関での見送りは、姿が見えなくなるまで見送ります。車の場合は、車が見えなくなるまで見送り ましょう。

(5)会社訪問

コートは建物に入る前に脱ぎ、手に持ちます。受付で、「○○時に○○部の○○様とお約束してお ります、○○社の○○と申します」と名乗ります。案内された部屋では、指示された椅子に座るのが 原則ですが、そうでない場合は、下座に座ります。面会者が入室したら立ち上がりあいさつします。 飲み物は勧められてから飲みましょう。用件が終わったら「本日はお時間をいただきありがとうございました」などとあいさつをしてから部屋を出ます。

(6)名刺交換

A9Ry635vb_1othibb_3dw 名刺交換は、必ず立ち上がって相手に正対し、胸の位置 でやり取りします。相手の名刺を受け取る場合は、「頂戴 いたします」と告げ、両手で受取ります。名刺入れをお盆 代わりにして交換します。交換は目下の者から先に差し出 しますが、訪問した場合は、訪問した側から差し出します。
名刺を渡す場合は、会社名と名前を名乗りながら、右手で差し出します。いただいた名刺は名刺入れの上に置き、そのままテーブルに置いて話しを進めます。

❻ メールの対応

(1)メールアドレス

A9R1v2rf9o_1othibd_3dw まず、メールアドレスを入力しますが、毎回手入 力すると間違える確率が高くなりますので、アドレス帳を使う、他の名簿からコピーする、返信する など安全で効率的な方法で行いましょう。
同じ内容を複数の人に送信したい場合は、CC又 はBCCにアドレスを入力します。

(2)件名

件名は、短く、メール内容の概要を簡潔に表現するよう工夫しましょう。

(3)本文

本文の冒頭に相手の所属、氏名を記載します。末尾には自身の所属、名前、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載しますが、あらかじめ差出人を署名登録しておくのが便利でしょう。
最初に「いつもお世話になっております」などのあいさつをいれましょう。メールは簡潔であり、読 みやすいことが求められます。読み始めてすぐ用件が分かるよう最初にメールの趣旨を要約します。 具体的な説明は、その後に書いていきます。あまり長文にならないよう簡潔に記載します。

(4)添付ファイル

添付ファイルを付ける場合は、ファイルの容量があまり大きくなると送受信できないことがあります。概ね1メガバイト以下を目安として、それを超えるような場合は、分割や圧縮をして送信するよう にします。

(5)送信

メールの送信を行う前には、必ず内容、誤字脱字を確認してから送信するようにしましょう。メールの宛先は、誤送信とならないよう、送信前にはもう一度確認します。
メールを受信したら早めに返信するようにします。全く返信しないと、相手はメールが到達したこ とを確認できません。すぐに受信したメールの内容に回答ができない場合でも、受け取ったことを報 告するため「承知しました」、「受信しました」など簡単な文章で、返信をしましょう。メールは基本的に受信日時から24時間以内に返信するのがマナーです。
また、メールは私信ですので、発信者の了解なしに安易に転送するのは避けましょう。

(6)誤送信の防止

間違ったアドレスに送信することは、重大な情報漏洩につながります。メールアドレスも個人情報 ですので、複数の相手に同時に送信する場合(同報送信)は、BCC(送信先には同時に送信している ことを知られません)で送信するなどの配慮をすることも必要です。

(7)ウィルスへの注意

A9R1jpyrnm_1othibf_3dw 最近はメールに忍び込ませたウィルス送付が頻発しており、これへの対応が不十分だったため、重要な個人情報が盗まれるという事件が発生しています。送られたメールは何でも開くのではなく、不審 なメールは開封せず、直ちに管理者に相談するようにしましょう。
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