社会人として基本的なマナーを身につければ、場面に応じた配慮ができるようになり、周りからの信頼度も高まります。円滑に仕事ができるよう、毎回ひとつのトピックを取り上げ、ビジネスマナーの基礎を解説しています。

今回のトピック:「電話のマナー」

電話でのコミュニケーションは顔が見えない分、対面で話すより 3
声の印象が非常に強くなります。口角を上げてにこやかな表情で
話すと、自然と温かみのある声になります。
これを「笑声(えごえ)」と言います。
音階で言うと「ソ」の音が聞きやすいそうです。普段より
ワントーン高めの、明るい印象を与える声を心がけましょう。

こちらから掛けるときのポイント
静かな場所から掛け、事前に話す内容をまとめておく。始業・終業時間などの多忙な時間や昼休憩などを避け、時間帯も配慮する。
名乗るのは掛けた方から。「いつもお世話になっております」などワンクッションの挨拶をしてから、話したい相手を呼んでもらい、本題を話す。相手が不在の場合は、伝言を残すか、相手の都合のいい時間を聞いて改めて掛け直す。何度か掛けて不在の場合は折り返しをお願いし、自分の連絡先を伝える。

こちらが受けるときのポイント
掛かって来たら2~3コールで速やかに出る。相手の名前が聞き取れなかったときは、落ち着いて丁寧に「恐れ入りますが、もう一度お名前を伺ってもよろしいですか」と尋ねる。相手の声が聞きにくい場合は「恐れ入ります、少しお電話が遠いようなのですが」と婉曲表現で伝える。相手が電話を切ってから静かに受話器を下ろす。電話の場合は緊急性が高い場合が多いのが最近の特徴。携帯の場合、着信履歴に気づいたら、時間を置かず速やかに掛けなおす。


ビジネスの電話は「忙しい合間の割り込み会話」という意識を持ち、簡潔に短時間で終わらせるべきです。逆に、記録を残すべきやり取りはメールにするなど、メールと電話、その特性を上手く使い分けて連絡を取り合いましょう。